Eingangsrechnungsverarbeitung   
Lassen Sie sich Ihre Eingangsrechnungen per ECSpand Solutions Workflow direkt und automatisch an den richtigen Stellen im Unternehmen bereitstellen und in Ihrem ERP-System verbuchen. 
Digitale Prüfungs- und Freigabeworkflows und deren Protokollierung in Microsoft SharePoint minimieren die Notwendigkeit von manuellen Eingriffen, was den Umgang mit Ihren Rechnungsvorgängen im Unternehmen optimiert und die Bearbeitungszeiten der einzelnen Vorgänge verringert.

Über die unterschiedlichen Schnittstellen zu ERP-/FiBu-Systemen buchen Sie Ihre Belege automatisiert. Schlussendlich können mit den ECSpand Solutions Ihre Dokumente revisionssicher im Storage-System archiviert werden.

Kurz und gut:
| Erhöhung der Vorgangstransparenz durch digitale Prüfungs- und Freigabeworkflows
| Automatische Extraktion und Klassifikation relevanter Rechnungsdaten
| Integriertes Reporting z.B. für Liquiditätsplanung
| Schnittstellen zu allen gängigen ERP- und FiBu-Systemen

Patentmanagement   
ECSpand bietet Ihnen eine komplette Sicht auf alle schutzrechtsrelevanten Dokumente und Vorgänge und unterstützt Sie bei der Recherche in allen verfügbaren Schutzrechten sowie deren Überwachung, Evaluierung und Analyse.
 Das ECSpand Patentmanagement ermöglicht - aufbauend auf den ECSpand Services - eine medienbruchfreie Zusammenarbeit zur Organisation und Verwaltung von Entwicklungsprojekten. Zusätzlich erhalten Entscheider die Möglichkeit der Risikoeinschätzung für neue Patente/Schutzrechte.

Das Patentmanagement integriert bisher meist eigenständige Anwendungen zur Patentverwaltung angefangen bei der Patentrecherche, der Überwachung und Projektverwaltung, der Fristverwaltung und der Evaluation in eine einheitliche Arbeitsoberfläche: Microsoft SharePoint. Die einzelnen Patente inklusive der dazugehörenden Dokumente werden direkt im komfortablen ECSpand Viewer im Browser angezeigt und können so ohne Einbindung einer Drittapplikation bearbeitet werden.

Unterstützt werden folgende Geschäftsprozesse:
| Patentrecherche
| Patentüberwachung
| Patentevaluierung
| Arbeitnehmerfinderrecht
| Projektverwaltung
| Fristenverwaltung
| Dokumentenmanagement
| Archivierung

Vertragsmanagement   
Wissen Sie eigentlich, wie viele Verträge Sie haben? Und was Sie das alles kostet? Verschaffen Sie sich Übersicht! 
Das ECSpand Vertragsmanagement setzt neue Maßstäbe bezüglich intuitiver Bedienbarkeit und Benutzerakzeptanz. Die browserbasierte Lösung ermöglicht die Erfassung, Recherche und Verwaltung beliebiger Vertragsformen, auch in Zusammenarbeit mit Kollegen. Auch die Geschäftsleitung profitiert vom ECSpand Vertragsmanagement. Beispielsweise dank der Möglichkeit einer Risikoeinschätzung von Verträgen durch vorkonfigurierte Reports. Und zwar ganz bequem und einfach per Mausklick. Erstellen Sie, dank der einheitlichen und vollständigen Abbildung aller Verträge, eine umfassende Sicht auf den Wert Ihres Unternehmens, Ihrer Geschäftsbeziehungen und über zeitliche und finanzielle Auswirkungen.

Das ECSpand Vertragsmanagement unterstützt alle erforderlichen Geschäftsprozesse über den gesamten Vertragslebenslauf hinweg. Das Vertragsmanagement erfüllt alle Dokumentations-, Berichts- und Informationspflichten und versorgt alle Abteilungen des Unternehmens rechtzeitig mit den notwendigen Vertragsdaten. Verkürzen Sie mit dem ECSpand Vertragsmanagement die Bearbeitungszeiten für Ihre Verträge! Verwalten Sie all Ihre Vertragsdokumente direkt unter Microsoft SharePoint und erhöhen Sie Ihre Auskunftsfähigkeit.

Kurz und gut:
| Speichern unterschiedlichster Dokumente (Originalvertrag mit Versionen, Schriftverkehr, Protokolle,…)
| Statusvergabe für einzelne Verträge
| Erfassung der Vertragsdaten über eine komfortable und intuitive Oberfläche
| Berechnung des Kündigungsstichtages
| Wiedervorlage bei Ablauf des Vertrages
| Hinterlegung beliebiger Notizen zum Vertrag
| Fristenverwaltung (Reklamationsfrist, Garantie, ...)
| Kostenübersicht eines Vertrags
| Aufgabenverwaltung inklusive Benachrichtigung
| Verwaltung von Zugriffsrechten für Verträge
| Such- und Filterfunktionen mit ECSpand Aktenplan
| Logbuch für Lese- und Schreibzugriffe
| Anbindungsmöglichkeit an Fremdsysteme
| Archivieren der Vertragsdokumente

Automatische Prozesse:
| Terminerinnerung per E-Mail
| Verlängerung von unbefristeten Verträgen
| Workflows für Erstellungs- und Freigabeprozesse
| Vererbung individuell gesetzter Rechte

Verwaltete Vertragsinformationen:
| Vertragsstammdaten
| Vertragspartner
| Mandanten
| Verantwortliche Mitarbeiter
| Laufzeiten und Kündigungsfristen
| Sonstige Vertragsfristen
| Vertragskosten
| Vertragsdokumente
| Aufgaben und Notizen
| Benachrichtigungen
| Zugriffsrechte

Qualitätsmanagement   
Die im Rahmen einer optimalen Qualitätssicherung anfallenden Daten und Dokumente verwaltet die Qualitätsmanagement-Lösung der ECSpand Solutions anhand vorgefertigter Leitwege. Über mitgelieferte sowie  individuell konfigurierbare Vorlagen und Textbausteine wird das Qualitätsmanagement vereinfacht und automatisiert.
 Eingerichtete Dokumentenbibliotheken geben Ihnen einen direkten Überblick über Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Formblätter und Handbücher. Fristen und Wiedervorlagetermine sorgen dafür, dass Sie durchgängig die Übersicht behalten. Vervollständigt wird das Qualitätsmanagement durch die Einbindung in einen Prüfungs- und Freigabeworkflow inkl. Inkraftsetzungsfunktion, sodass Sie durch den Microsoft Office SharePoint Server und die ECSpand Solutions einfacher als je zuvor die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen sicherstellen.

Kurz und gut:
| Unterstützung des Erstellungsprozesses für QM-Dokumente über Vorlagen und Textbausteine
| Volle Office-Integration
| Integrierte Fristenverwaltung und Wiedervorlagefunktion
| Prüfungs- und Freigabe-Workflows inklusive Inkraftsetzung
| Protokollierung der Bearbeitungsstände und Versionsabgleiche
| Grafisch orientierte Übersicht über alle QM-Themenbereiche

- Alles komplett -   
Durch die EAI-Schnittstelle (Enterprise Application Integration) integrieren Anwender Scan-Verfahren oder anliefernde Systeme wie Microsoft Dynamics NAV/AX CRM, SAP, Infor, Sage bäurer, und viele weitere nahtlos in ihre SharePoint-Umgebung.
 Damit ist eine direkte Übernahme der Nutz- und Metadaten sowie der Rechercheverfahren aus den genannten Systemen möglich. Medienbrüche zwischen den einzelnen Applikationen werden vermieden und Arbeitsprozesse optimiert.

| Universelle Import-Schnittstelle zur Integration in unterschiedlichste Systeme / Verfahren (Scanning, Klassifzierung, Microsoft Dynamics NAV/AX CRM, SAP, Infor, Sage bäurer...)
| Integration der SharePoint-Recherche in die Oberflächen der angebundenen Systeme

- Alles revisionssicher -   
Dokumente, die archiviert werden, wandelt der integrierte "Rendition-Service" in ein normiertes Datenformat wie TIFF oder PDF/A um. Dadurch bleiben Dokumente auch dann noch lesbar, wenn die dazu gehörende Original-Applikation nicht mehr vorhanden ist.
 Somit ist es ein leichtes, mit den ECM-Services die Anforderungen des Gesetzgebers hinsichtlich Aufbewahrungsfristen von Dokumenten zu erfüllen. Und durch den voll in die Anwenderoberfläche integrierten "Viewer" lassen sich diese Dokumente ohne zusätzliche externe Applikation jederzeit wieder direkt in SharePoint anzeigen.

Mehr noch: Gerade im Bereich der revisionssicheren Archivierung komplettieren die ECSpand Services die SharePoint-Umgebung. Die enthaltenen Archivierungsmodule sorgen für die rechtskonforme Speicherung von Dokumenten in Systemen wie NetApp, IBM, EMC Centera oder d.cas.

| Interaktive Archivierung von Dokumenten aus Applikationen
| Regelbasierte Archivierung von SharePoint-Objekten
| Archivierung mit oder ohne SharePoint-Records Center
| Universelle Archivierungsmöglichkeiten: kopieren, verschieben, referenzieren
| Unterstützung unterschiedlichster zertifizierter Compliance-Plattformen (NetApp, IBM, Centera, d.cas)

- Alles prozessbezogen -   
Einmal im System verfügbar, bilden Anwender ihre Daten und Dokumente sowie die in ihrem Unternehmen bekannten, etablierten und prozessbezogenen Strukturen anhand des individuell anpassbaren Aktenplans (Records Organizer) ab.
 So behalten Sie stets den perfekten Überblick über beispielsweise Kunden- sowie Projektakten und viele weitere.

| Flexible Konfiguration von prozessspezifischen Aktenplänen (Kundenakten, Projektakten, Auftragsakten, Versichertenakten, Patientenakten etc.)
| Automatische Verknüpfung von  importierten Elementen einer Dokumentenbibliothek in die Akten (SharePoint-Listen)
| Vererbung von Metadaten zwischen Dokumenten und Listeinträgen
| Standard-Webparts zur prozessbezogenen Visualisierung auf Basis der Akten (alle Dokumente auf einen Blick)
| Zusammenfassung von Dokumenten aus unterschiedlichen Bibliotheken und Sites in einer Ansicht

- Alles auf einen Blick -   
Konkrete Informationen lassen sich schnell durch die integrierte Recherchefunktion herausfiltern und visualisieren. Neu importierte Dokumente werden automatisch mit den dazugehörenden Akten verknüpft. 

So minimiert sich der Arbeitsaufwand für die Datenhaltung und gleichzeitig erhöht sich die Effizienz in Teams und Abteilungen. Sämtliche Informationen zum jeweiligen Vorgang sind im direkten Zugriff.

| Ereignisorientierte Formatkonvertierung in normierte Formate wie TIFF oder PDF/A via erweitertem Rendition-Service für nahezu alle Dateiformate (nicht nur Office, sondern auch technische Formate)
| Schnelle Gesamtübersicht durch Mehrfachansichten und prozessbezogene Visualisierung von Dokumenten auf Basis des Aktenplanes
| Annotationen für Dokumente
| Voransichten (Thumbnails)