Dokumente im Microsoft 365-Umfeld strukturiert nutzen
Viele Unternehmen arbeiten täglich mit Microsoft 365. Im Alltag fehlt jedoch häufig die klare Zuordnung von Dokumenten zu Vorgängen und Geschäftsprozessen. Dokumente werden zwar abgelegt, stehen aber nicht immer im richtigen Kontext zur Verfügung oder sind nur mit hohem Suchaufwand auffindbar.
edoc unterstützt Sie dabei, dokumentenbasierte Prozesse in Ihre bestehende Microsoft‑365‑Umgebung zu integrieren und Dokumente strukturiert bereitzustellen. So stehen Informationen genau dort zur Verfügung, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden: im Kontext von Kunden, Projekten, Vorgängen oder Belegen.
Die Grundlage dafür bilden dokumentenbasierte Lösungen, die Integration in bestehende Anwendungen sowie eine systemübergreifende Prozesslogik.
Vorteile einer ECM-Erweiterung in Microsoft 365
Eine ECM-Erweiterung im Microsoft‑365‑Umfeld ist die Grundlage für effiziente und nachvollziehbare Dokumentenprozesse. Dokumente stehen strukturiert im fachlichen Kontext zur Verfügung und lassen sich direkt in Arbeitsabläufen nutzen.
Das bedeutet:
Dokumente sind Vorgängen und Akten eindeutig zugeordnet, Suchaufwände werden reduziert, Arbeitsprozesse beschleunigt.
Dokumente werden dort bereitgestellt, wo sie benötigt werden, z. B. in Freigaben, Prüfungen oder bei der Bearbeitung von Vorgängen.
Alle Beteiligten arbeiten mit demselben Informationsstand, ohne parallele Ablagen oder unterschiedliche Versionen.
Mitarbeitende arbeiten weiterhin in vertrauten Anwendungen, wie Microsoft Outlook oder Microsoft Teams. Schulungsaufwand und Systembrüche werden vermieden.
Dokumente werden systemübergreifend bereitgestellt und mit Geschäftsdaten verknüpft, u. a. auch im Zusammenspiel mit Dynamics 365 ERP.
Dokumentenstände und Änderungen bleiben klar nachvollziehbar, auch in komplexeren Abläufen.
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Arbeiten in gewohnten Microsoft-Anwendungen
Dokumente müssen nicht in separaten Systemen gesucht oder manuell zusammengeführt werden. Sie werden direkt in vertrauten Arbeitsumgebungen bereitgestellt, in denen Mitarbeitende täglich arbeiten.
Das betrifft insbesondere:
- den E-Mail-Kontext (z. B. Outlook)
- kollaborative Arbeitsumgebungen (z. B. Teams)
- bestehende Microsoft-365-Strukturen
So bleiben Dokumente Teil des Arbeitsflusses und können ohne Systemwechsel weiterverarbeitet werden. Informationen stehen dort zur Verfügung, wo Entscheidungen getroffen und Prozesse bearbeitet werden.
Strukturierte Dokumentenprozesse im Microsoft‑365‑Umfeld
edoc unterstützt Unternehmen dabei, ihre Dokumentenprozesse im Microsoft‑365‑Umfeld so zu strukturieren, dass Informationen im Arbeitsalltag zuverlässig verfügbar sind, unabhängig davon, ob sie in der E-Mail-Kommunikation, Zusammenarbeit oder Dokumentenablagen entstehen.
Ziel ist eine konsistente Dokumentenorganisation, bei der Dokumente eindeutig zugeordnet, strukturiert bereitgestellt und im richtigen Kontext genutzt werden können.
Der nächste Schritt besteht darin, diese Strukturen auch in fachliche Geschäftsprozesse zu integrieren.
edoc ist Ihr Digitalisierungs- und Prozessberater. Wir starten mit Ihnen Ihre Microsoft-Strategie. Oder holen auf Basis der bestehenden mehr aus Ihren Prozessen heraus.
Erweiterung für Microsoft Dynamics 365 ERP
Wenn Sie Microsoft Dynamics 365 als ERP-System einsetzen, lassen sich dokumentenbasierte Prozesse gezielt um den ERP-Kontext erweitern. Dokumente stehen dann nicht nur im Microsoft‑365‑Umfeld zur Verfügung, sondern auch direkt innerhalb der jeweiligen Geschäftsvorgänge.
Das ist besonders dort relevant, wo Dokumente fachlich einem Prozess zugeordnet sind, zum Beispiel:
- in Rechnungs- und Beschaffungsprozessen
- bei kunden- oder lieferantenbezogenen Vorgängen
- in projektbezogenen Abläufen
Dokumente werden damit nicht separat verwaltet, sondern sind unmittelbar im Kontext des jeweiligen Vorgangs verfügbar. Das erleichtert den Zugriff, reduziert Suchaufwände und sorgt für eine konsistente Informationsbasis.
Gleichzeitig lassen sich dokumentenbasierte Funktionen erweitern, etwa durch strukturierte Ablage, kontextbezogene Bereitstellung und die Anbindung an bestehende ECM- oder DMS-Systeme.
So entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen Dokumentenmanagement und betriebswirtschaftlichen Prozessen, ohne zusätzliche Systembrüche.
Unser Ansatz: Vom Anwendungsfall zur passenden Integration
edoc startet mit Ihrem konkreten Anwendungsfall. Im Mittelpunkt steht die Frage, welche Dokumente in welchen Prozessen benötigt werden und wie sich diese sinnvoll in Ihre bestehende Microsoft‑Umgebung einbinden lassen.
Gemeinsam analysieren wir, welche Informationen im Arbeitsalltag tatsächlich relevant sind, wie diese strukturiert bereitgestellt werden sollten und an welchen Stellen sie im Prozess verfügbar sein müssen. Dabei betrachten wir das Zusammenspiel von Microsoft‑365‑Umgebung, ERP‑System und bestehenden Dokumentenstrukturen.
Das Ziel ist keine isolierte Lösung, sondern eine Integration, die sich in vorhandene Systeme einfügt, skalierbar ist und diese gezielt erweitert.
Wir sind persönlich für Sie da!